Thu+tuc+hanh+chinh

= 9 Các thủ tục hành chính = toc Chú ý:
 * Các thủ tục liệt kê ở đây không theo thứ tự thực hiện và không phải là bắt buộc cho tất cả các trường hợp.
 * Một số thủ tục có thể giải quyết bằng email và bản scan giấy tờ, bạn nên scan tất cả các loại giấy tờ mà bạn có để dùng khi cần.
 * Sinh viên mới sang cần làm ngay một số thủ tục sau:
 * Đăng kí nhập học (xem chương Học tập)
 * Khai báo và làm ID lần đầu với City Hall (xem ở dưới)
 * Mở tài khoản ngân hàng (xem ở dưới)
 * Đăng kí bảo hiểm (xem mục bảo hiểm - y tế)
 * Khai báo tạm trú với đại sứ quán Việt Nam (xem ở dưới)

9.1.1 Khai báo tạm trú với đại sứ quán Việt nam

 * Bạn cần khai báo tại Sứ quán Việt nam tại Bỉ sau khi chuyển đến sống tại đây, có thể hiểu như việc đăng ký tạm trú tại một nơi mới đến. Bạn nên đăng ký để tránh những rắc rối về giấy tờ sau này, tuy nhiên có thể làm sau khi đã ổn định cuộc sống.
 * Bạn tải mẫu tại đây: [], điền thông tin và nộp tại Sứ quán. Bạn cũng có thể liên lạc với người phụ trách sinh viên (hiện nay là Trần Kim Thâu) để gửi thư lên.
 * Địa chỉ: Boulevard General Jack 1, 1010 Brussels. Giờ làm việc: 14-17h các ngày Thứ Hai, Tư, Sáu.

9.1.2 Làm giấy khai sinh và hộ chiếu cho em bé sinh ra tại Leuven
Giấy khai sinh (với trường hợp bố mẹ đều là người Việt): phải làm giấy khai sinh trong vòng 60 ngày sau khi sinh (quá hạn bị phạt tiền). Hồ sơ gồm: Hộ chiếu Lưu ý: Mức phí làm giấy tờ nên tham khảo bảng giá của Bộ Tài chính hoặc hỏi nhóm **[|Tôi và Sứ quán]**.
 * Một số tờ khai (có thể xin và điền trực tiếp ở đại sứ quán Việt Nam), hoặc tải về theo link: [] (cho cả giấy khai sinh và passport)
 * Bản sao giấy chứng nhận kết hôn của bố mẹ em bé.
 * Giấy tờ chứng minh về quốc tịch Việt Nam của vợ chồng: hộ chiếu Việt Nam còn hạn hay chứng minh thư nhân dân do phía Việt Nam cấp
 * Bản sao/chụp hộ chiếu Việt Nam còn giá trị của bố mẹ em bé (chụp từ trang 1 đến trang 4 và trang thị thực của nước tiếp nhận)
 * Bản chụp giấy tờ chứng minh bố mẹ em bé đang cư trú ở Bỉ (ID card)
 * Bản sao giấy khai sinh của con do phía Bỉ cấp, chú ý xin city hall bản khai sinh phiên bản quốc tế (5 thứ tiếng). Bản sao này phải được công chứng ở Bộ Ngoại giao Bỉ (địa chỉ Rue de Petit Carmes 27, Brussels). Nên book trước khi đi vì nếu không sẽ phải đợi rất lâu. Link book: https://diplomatie.belgium.be/en/about_the_organisation/contact/getting_there_opening_hours
 * Giấy thông báo về việc con anh chị đã có quốc tịch nước ngoài ( nếu có)
 * Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông (theo mẫu), có thể điền trực tiếp ở đại sứ quán hoặc tải về theo liên kết phía trên. Tờ khai này có chữ ký bố mẹ em bé ở dưới.
 * 2 ảnh kích thước 4x6 (Thông tin nơi chụp/in có thể xem chương Mua bán- Thuê - Sửa chữa - Dịch vụ).
 * Bản sao giấy khai sinh của Việt Nam cấp.
 * Tất cả các bản chụp (copy) đều phải trình bản chính để đối chiếu.
 * Có thể nộp hồ sơ giấy khai sinh và hộ chiếu 1 lúc. Thời gian làm giấy khai sinh và passport khoảng 1 tháng.

9.1.3 Làm mới, gia hạn hộ chiếu

 * Với gia hạn hộ chiếu, nếu làm tại đại sứ quán Việt Nam ở Bỉ, bạn phải mang hộ chiếu cũ (nếu còn). Mức giá thông thường khoảng 65 euro.
 * Nếu bạn có dịp về Việt Nam, nên gia hạn ở Việt Nam sẽ rẻ hơn.
 * Chú ý: nếu Passport của bạn hết hạn, bạn sẽ không thể đi máy bay.

9.2.1 Đăng kí nhập học lại hàng năm

 * Hàng năm bạn sẽ nhận được thư từ KU Leuven đề nghị đăng kí nhập học lại cho năm học tiếp theo. Hãy làm theo hướng dẫn như trong thư.
 * Khi làm lại thẻ sinh viên, bạn có thể yêu cầu gửi thẻ student card cũ trở lại, hoặc yêu cầu làm thẻ mới. Nếu bạn yêu cầu gửi thẻ trở lại, khi cần sử dụng thẻ student card/sport card (Alma/sport centre), bạn có thể giải thích với họ.

9.2.2 Yêu cầu hoàn trả tiền đi hội nghị, vé tàu xe,...
- Trong các hóa đơn, nếu bạn điền địa chỉ của lab, của trường, bạn cần phải thêm vào mã số thuế của KU Leuven (hỏi thư ký) - Một số hóa đơn bản quên không lấy, bạn cần viết 1 tờ giấy trình bày lí do (quên không lấy, mất,...) và kí xác nhận. Bạn vẫn có khả năng được hòan tiền những khoản này.
 * Cách 1: mang hóa đơn, giấy tờ nhờ thư ký hướng dẫn.
 * Cách 2: khai báo thông qua KU Locket, thư ký sẽ nhận được khai báo của bạn và sẽ xin xác nhận của giáo sư. Giáo sư đồng ý thì tiền sẽ chuyển về tài khoản của bạn.

9.3.1 Khai báo và làm ID (lần đầu) tại Ủy ban thành phố (City Hall)
Các bước thông thường (dành cho sinh viên đăng kí từ 16/8 đến 1/10 hàng năm) Lưu ý: -
 * Địa chỉ: Professor Roger Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven.
 * Giờ làm việc: 9-17h (thứ 2,3,4,6) và 12-20h (thứ 5).
 * 1) Khi đăng ký nhập học xong với trường, bạn sẽ nhận được một số giấy tờ để lên City Hall đăng ký ID (thẻ cư trú).
 * 2) Cầm các giấy tờ cần thiết (giấy tờ trường cấp, hợp đồng nhà...) lên Loket D, City Hall để đăng ký ID. Sau khi đăng ký xong, bạn sẽ nhận được một giấy xác nhận đã đăng ký tạm thời có tên Annex 15. Bạn có thể cầm giấy này đi làm thẻ ngân hàng.
 * 3) City Hall sẽ thông báo cho văn phòng cảnh sát đến kiểm tra bạn có thực ở tại địa chỉ đã đăng ký hay không. Thông thường sẽ mất vài ba tuần cho bước này. Do cảnh sát thường sẽ đến trong giờ làm việc, nếu giờ đó bạn đi làm/học thì xác suất cao là sẽ phải chờ rất lâu mới được cảnh sát kiểm tra xong. Do vậy, nếu bạn muốn nhanh hơn, hãy gọi điện đặt lịch hẹn với phía cảnh sát.
 * 4) Sau khi cảnh sát kiểm tra xong và đã thông báo lại cho phía City Hall (vài ba ngày), City Hall sẽ gửi giấy mời (có màu vàng) hẹn bạn ngày giờ lên hoàn thành thủ tục để làm thẻ. Nếu chờ lâu quá thì bạn có thể tự mình đến City Hall để hoàn thành nốt thủ tục. Khi đi nhớ mang theo 14.5 euro để chi trả phí làm thẻ.
 * 5) Thông thường khoảng 3-4 tuần sau đó bạn sẽ nhận được thông báo lên City Hall nhận ID (bằng thư, có kèm theo Pin Code) (tại Loket C), nhớ mang theo hóa đơn và Annex 15.
 * Nếu bạn ở nhà của trường thì cảnh sát sẽ chỉ kiểm tra địa chỉ thông qua Residence Management.
 * Trong trường hợp cần ID sớm, bạn có thể yêu cầu City Hall làm ID cho bạn trong vòng 1 tuần (với phí 115 euro), hoặc trong vòng 3 ngày (phí 180 euro). Thời gian thực tế có thể ngắn hơn.
 * Bạn chỉ nên đến City Hall khi nhận được thư mời. Nếu đợi lâu quá thì có thể thư từ bị thất lạc, bạn nên lên City Hall hỏi lại.
 * Thời gian hoàn thành toàn bộ quy trình này có thể kéo dài tới 8-10 tuần. Do đó, đừng lo lắng hay sốt ruột khi bạn chưa nhận ngay được thư mời.
 * Nên giữ lại Pin code, bạn sẽ cần Pin code nếu bạn có ID reader (có thể dùng để khai thuế online)

9.3.2 Gia hạn ID hàng năm
Chú ý:
 * Việc gia hạn ID có thể thực tiền từ thời điểm trước khi ID hết hạn 3 tháng.
 * Đi lấy ID cần phải mang theo tờ receipt đã nộp lệ phí trước đó, nếu mang sẽ được ra thẳng zone C để ấy, nếu không mang thì sẽ phải lấy ở zone D, thời gian đợi lâu hơn.

9.3.2.1 Cho người đi học (có học bổng)

 * International office gửi giấy chứng nhận học bổng cho năm học mới vào khoảng tháng 5-6 (vì các học bổng thường cấp theo năm).
 * Bạn đăng ký nhập học cho năm học mới thông qua KU Loket (nhà trường thường gửi thư nhắc, khoảng tháng 5-6)
 * Lên Registration office lấy giấy đăng ký nhập học và một số tờ khác (giống như lần đầu). Với PhD giấy tờ được gửi về địa chỉ nhà hoặc nơi làm việc.
 * Mang giấy nhập học mới, cùng giấy chứng nhận học bổng + 2 ảnh lên City Hall, quá trình sau đó giống như khi làm ID lần đầu.
 * Nếu bạn chuyển địa chỉ vào đúng dịp làm lại ID (việc này thường xảy ra vào đầu năm học mới), thì bạn phải đến City Hall đăng ký chuyển địa chỉ, họ sẽ bảo là 1 hoặc 2 tuần có police đến check địa chỉ của bạn. Để cho nhanh, sau đó 1 tuần, bạn nên ra sở cảnh sát gần nhất để nhắc họ đến check và mình ký luôn vào tờ xác nhận. Chú ý: để tên của mình và partner ở hộp thư ngoài để cảnh sát tiện check. Sau đó tầm 2 đến 3 tuần City Hall sẽ có thư mời bạn đến để thay đổi địa chỉ. Bạn chỉ cần nhớ số pincode của ID là xong. Bạn mang luôn cả giấy tờ làm ID nữa. Bạn sẽ có được 1 tờ Annex15 có giá trị trong nước Bỉ.

9.3.2.2 Cho người đi học tự túc
Bạn phải đăng ký với nhà trường, nộp tiền deposit (tương đương 600 euro/tháng + khoản phí), sau đó nhà trường sẽ cấp cho bạn một giấy chứng nhận tài chính có giá trị tương đương giấy chứng nhận học bổng (trong quá trình học, nhà trường sẽ trả cho bạn hàng tháng 600 euro). Với giấy chứng minh tài chính này, bạn có thể gia hạn ID, quá trình giống như cho người có học bổng.

9.3.2.3 Cho người phụ thuộc (sang theo đoàn tụ gia đình)
link đã thảo luận []
 * Hồ sơ cần có thêm:
 * Giấy chứng nhận có bảo hiểm của CM
 * Giấy chứng nhận của OCMW chứng nhận vợ con bạn không nhận trợ cấp ở Bỉ (cái này bạn đến Andreas Vesaluisstraat 47 hỏi Altest geen steun)
 * Police Conduct (Good conduct), chứng nhận bạn không vi phạm pháp luật (lấy ở Zone A, city hall).
 * Nếu bạn apply ID cho người phụ thuộc lần đầu, bạn cần hợp đồng nhà
 * Nếu không phải là lần gia hạn ID cho người phụ thuộc lần đầu, và địa chỉ nhà bạn không thay đổi thì bạn không cần hợp đồng nhà.
 * Để đóng dấu xác nhận hợp đồng nhà, photo sẵn 1 bản và mang ra Phillip Site, tòa nhà to nhất (đối diện với bể bơi, bên tay trái) lên tầng Registration
 * Bạn có thể đi cùng với người mà bạn phụ thuộc để xin gia hạn ID, tuy nhiên hồ sơ của bạn sẽ được scan và gửi lên Brussels và chỉ được xem xét khi người bảo lãnh bạn đã đuợc gia hạn ID. Do đó quá trình có thể kéo dài hơn gia hạn ID thông thường.

9.3.3 Đoàn tụ gia đình (vợ/chồng/con đang ở Việt nam)

 * Nguyên tắc chung:
 * Bạn phải sang Bỉ trước, chuẩn bị một số giấy tờ gửi về Việt Nam. Trong khi đó vợ/chồng bạn tại Việt Nam cũng phải chuẩn bị một số giấy tờ khác để xin visa theo dạng đoàn tụ gia đình.
 * Khi bạn có ID, thuê nhà, có bảo hiểm, chứng minh được tài chính bạn sẽ có đủ điều kiện để đoàn tụ gia đình (chi tiết xem bên dưới)
 * Việc đoàn tụ gia đình là việc quan trọng do vậy bạn nên chuẩn bị kĩ, những quá trình nào làm trước được thì nên làm trước.
 * Trong trường hợp 2 bố mẹ cùng đi học, có thể mang con theo cùng luôn (apply đoàn tụ gia đình ngay tại VN)
 * giấy tờ làm như đoàn tụ gia đình, như mua bảo hiểm quốc tế trong 3 tháng đầu, về việc chưa có nhà ở Bỉ đã apply đoàn tụ gia đình, nhờ giáo sư viết 1 giấy bão lãnh sẽ cam kết hỗ trợ bạn trong việc tìm nhà + 1 đơn trình bày cụ thể hoàn cảnh của bạn.
 * Bạn Nguyễn Ngân Giang đã có kinh nghiệm trong việc này []

9.3.3.1 Thủ tục tại Bỉ
Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau để gửi về Việt nam cho vợ/con xin visa: Một số chú ý khi làm các giấy tờ trên:
 * Bản sao trang ID của passport
 * Bản sao ID phía Bỉ cấp
 * Bản gốc chứng nhận tài chính (học bổng, lương)
 * Hợp đồng nhà bản gốc (hard copy) đã có dấu công chứng + giấy chứng nhận địa chỉ nhà (xin tại City Hall với phí 5 euro) (gưi bưu điện)
 * Bảo hiểm y tế (bản sao SIS card) + Giấy chứng nhận đóng bảo hiểm cho gia đình (gửi bưu điện)
 * Passport và ID: (xem mục Làm mới gia hạn Hộ chiếu và Khai báo và làm mới ID bên trên). Nếu hộ chiếu và ID sắp hết hạn (< 3 tháng), bạn nên cân nhắc gia hạn trước rồi hãy tính đến việc gửi hồ sơ để xin visa, vì quá trình làm thủ tục có thể kéo dài.
 * Chứng minh tài chính: giấy chứng nhận học bổng hoặc hợp đồng làm việc (hard copy) (năm 2013, yêu cầu tối thiểu học bổng 1283 euro, mức này thay đổi hàng năm và thường có xu hướng tăng lên do lạm phát đồng tiền. Trường hợp học bổng không đủ thì có thể sẽ phải chứng minh thêm tài chính với nguyên tắc càng nhiều tiền càng tốt (chưa có thông tin cụ thể).
 * Bảo hiểm: bạn có thể đến CM để đăng kí bảo hiểm cho gia đình, họ sẽ cấp giấy chứng nhận rằng bạn sẽ chi trả bảo hiểm cho gia đình sau khi gia đình bạn đến Bỉ. Từ năm 2014, thẻ Siscard sẽ gắn liền với ID card.
 * Chứng minh nhà đủ tiêu chuẩn (xem chi tiết tại mục Nhà cửa): để có thể rút ngắn thời gian đợi cảnh sát đến kiểm tra bạn có thể liên hệ trực tiếp với văn phòng cảnh sát Leuven tại Philipssite 4 hoặc sở cảnh sát Leuven (Oude Markt 13), hay Heverlee (gần công viên Saint Lambertus). Sau khi bạn trình bày lý do tại sao mong sớm được kiểm tra nhà, họ sẽ hướng dẫn bạn liên hệ đến văn phòng cảnh sát phụ trách khu vực bạn sống để tiếp tục liên hệ với người sẽ trực tiếp kiểm tra nhà bạn (có thể là cho địa chỉ, mail, số điện thoại, thậm chí facebook). Thông thường, phía cảnh sát sẽ khuyên bạn liên hệ theo địa chỉ mail politieantenne@kuleuven.be số điện thoại 016 32 76 01.
 * Sau khi kí hợp đồng nhà, bạn cần mang hợp đồng ra phòng công chứng thành phố tại địa chỉ Regie der Gebouwen office (Buildings Agency), Philipssite 3A, Leuven để hợp pháp hóa bản gốc/bản sao của hợp đồng này. Việc hợp pháp hóa hoàn toàn miễn phí. Bạn cũng có thể nhờ chủ nhà scan hợp đồng và nhờ họ liên hệ đăng kí.
 * Để chắc chắn hơn, bạn có thể đến City Hall yêu cầu cấp 1 giấy xác nhận địa chỉ nhà xác nhận rằng bạn đang sống tại địa chỉ đã đăng ký (trước đây City Hall cấp giấy chứng nhận nhà có đủ tiêu chuẩn cho gia đình nhưng bây giờ không cấp nữa, thay bằng giấy xác nhận địa chỉ_

9.3.3.2 Thủ tục tại Việt Nam
Lên trang web ĐSQ Bỉ tại Hà Nội (liên kết bên dưới) và làm theo hướng dẫn. Ở đây xin nhấn mạnh 1 số lưu ý về mặt thời gian: Công chứng tất cả các giấy tờ tiếng Việt sau: Sau khi đã công chứng, bạn cần mang tất cả bản chính/bản sao lên Cục lãnh sự - Bộ ngoại giao Việt Nam, địa chỉ 40 Trần Phú, Hà Nội để xin “dấu/tem lãnh sự” vào tất cả các giấy tờ đó. Sau khi đã có dấu/tem lãnh sự, bạn mới đem các giấy tờ (mà ĐSQ Bỉ yêu cầu phải nộp để làm visa) đi dịch với yêu cầu dịch cả dấu/tem lãnh sự tại bất kỳ cửa hàng dịch thuật công chứng nào đều được. Sau khi dịch thuật, bạn cần phải mang tất cả bản chính/bản sao cần nộp và bản dịch tương ứng lên Cục lãnh sự - Bộ ngoại giao Việt Nam một lần nữa để xin “dấu/tem lãnh sự” vào bản dịch của các giấy tờ đó. Đặt chỗ vé máy bay (miễn phí), nên chọn ngày dự kiến bay khoảng 4 tuần sau đó, dự kiến bay sớm quá họ có thể bảo không xét kịp. Về cơ bản, họ không quan tâm ngày đặt vé máy bay lắm vì có rất nhiều trường hợp ngày được cấp visa đến sau ngày dự kiến bay 1 tháng. Tổng thời gian cho toàn bộ công đoạn còn lại này mất khoảng 1 tuần. Với giấy tờ bạn chuẩn bị, cộng với các giấy tờ do chồng/vợ bạn chuẩn bị tại Bỉ gửi về giờ đây bạn đã có đầy đủ hồ sơ và có thể nộp xin visa tại ĐSQ Bỉ tại Hà nội. Sau khi chuyên viên đã nhận hồ sơ đầy đủ của bạn cũng như lệ phí xét visa, ĐSQ Bỉ tại Việt Nam sẽ scan hồ sơ của bạn rồi gửi sang Văn phòng nhập cảnh của Bỉ tại Brussels. Thông thường bạn sẽ được cấp 1 mã theo dõi hồ sơ. Truy cập vào địa chỉ [], nhập code để xem hồ sơ của bạn đang ở giai đoạn nào: received, in process, accepted... Một số kinh nghiệm Thường thì thời gian từ khi bạn nộp đến khi hồ sơ gửi sang Bỉ mất 3-5 ngày, do đó bạn không nên lo lắng nếu khi nhập code để kiểm tra chưa có thông tin gì. Tuy nhiên sau 1 tuần đến 10 ngày nếu vẫn chưa có thông tin gì thì bạn hãy gửi e-mail trực tiếp đến Văn phòng Nhập cảnh Bỉ để hỏi, và khi đã có hồi âm thì hãy reply email đó với cường độ khoảng 1mail/tuần để trình bày hoàn cảnh, nhắc nhở và hi vọng việc xét hồ sơ có thể nhanh hơn. Khi đã thấy status của hồ sơ chuyển sang “Accepted” thì hãy gọi điện cho ĐSQ để yêu cầu lấy visa. Nhân viên ĐSQ thường hứa khi có visa sẽ gọi điện thông báo nhưng bạn nên chủ động thay vì chờ đợi. Thời gian cho quy trình xét duyệt không cố định, có trường hợp kéo dài 2 tuần, có trường hợp lên đến vài tháng. Nguồn tham khảo:
 * Hộ chiếu: làm đầu tiên, thông thường mất 2 tuần kể từ ngày nộp đủ hồ sơ xin hộ chiếu
 * Lý lịch tư pháp: thời gian làm thông thường khoảng 3 tuần. Tuy nhiên cũng có thể nhanh hơn tùy địa phương (nếu quen biết hộ chiếu và lý lịch tư pháp có thể làm trong tuần). Một số trường hợp đã cư trú nhiều nơi, khó xác minh lý lịch tư pháp thì thời hạn làm có thể lên đến 1 tháng.
 * Khám sức khỏe: nên đi khám sức khỏe trước khi có ý định nộp visa khoảng 3-4 tuần. Thông thường bạn sẽ nhận được kết quả khám sau 1 tuần. Hãy kiểm tra và lựa chọn phòng khám được ĐSQ chỉ định.
 * Lý lịch tư pháp.
 * Bản sao giấy đăng kí kết hôn.
 * Bản sao giấy khai sinh (lên UBND phường xin bản sao,có con dấu đỏ, chữ ký tươi, lưu sổ).
 * 1) Đại sứ quán Bỉ tại Hà Nội [] (phiên bản tiếng Việt) [] (bản tiếng Anh)
 * 2) KU Leuven Website []
 * 3) IBZ [|http://goo.gl/aaFwt http://goo.gl/hP7Gq]

9.3.4 Đoàn tụ gia đình (từ 1 nước khác trong khối Schengen)
Dành cho gia đình chuyển từ 1 nước khác trong khối Schengen (ví dụ Pháp, Thụy Điển,...) đến Bỉ. Nguyên tắc:
 * Cả nhà bạn đang có ID có thể tự do đi lại trong Bỉ, nhưng bạn không có giấy phép lao động ở Bỉ, gia đình bạn sẽ không thể đăng kí ID.
 * Bạn phải xin visa vào Bỉ ở đại sứ quán Bỉ tại nơi bạn đang sống.
 * Bạn sang Bỉ thuê nhà, làm ID và đón gia đình sang (gia đình của bạn phải xin visa ở nước đang sống).

9.3.5 Mời thăm thân

 * Cách 1: Làm visa du lịch thông thường qua các công ty du lịch
 * Ưu điểm: thủ tục đơn giản, có thể làm visa du lịch sang Bỉ, hoặc làm visa sang Pháp sẽ dễ dàng hơn. Bạn có thể dễ dàng đón người thân từ sân bay Pháp bằng tàu Thalys (1h20 phút đi tàu)
 * Nhược điểm: thời gian xin đi du lịch có thể ngắn hơn
 * Cách 2: mời thăm thân, bạn cần làm giấy tờ bên Bỉ, và cần phải có 1 người Bỉ đi làm có thu nhập bảo lãnh, trình bảng lương (PhD có thể không được, thường phải là Postdoc, giáo sư,...). Chi tiết lên City Hall. Hướng dẫn chi tiết, xem tại đây []
 * Ưu điểm: thời gian dài hơn (3 tháng), và có thể gia hạn thêm nếu phía Bỉ cảm thấy thật sự cần thiết (xem ở dưới)
 * Nhược điểm: thủ tục phức tạp, và cần phải có người Bỉ nhiệt tình giúp (vì thường họ không thích công khai bảng lương)

9.3.6 Gia hạn visa ngắn hạn
Khi hết thời hạn 3 tháng, nếu muốn gia hạn visa thì bạn có thể lên City Hall làm thủ tục gia hạn. Tuy nhiên bạn chỉ có thể gia hạn được với các lý do về sức khỏe hoặc gặp các rắc rối lớn (serious trouble). Điều này tùy thuộc vào việc bạn có giải thích được với visa officer là vấn đề của bạn có thực sự nghiêm trọng hay không. Nếu lý do không đủ hợp lý, bạn sẽ không thể gia hạn được visa. Quy trình:
 * Lên City Hall đăng kí, giấy tờ mang theo:
 * Passport
 * Letter of arrival (đã cấp khi bạn đến)
 * Proof of travel insurance
 * Thư giải thích lý do bạn muốn gia hạn, và các giấy tờ chứng minh lý do của bạn là thật.
 * City Hall sẽ fax lên Brussels để xét duyệt
 * Brussels feedback
 * Nếu việc gia hạn được chấp nhận, bạn sẽ phải lên Brussels để nộp tiền và hoàn tất thủ tục, ngược lại bạn sẽ nhận được lệnh yêu cầu phải rời khỏi Bỉ trong vòng 1 tuần.

9.3.7 Đăng ký kết hôn tại Bỉ
(Thông tin cần được bổ sung)
 * Người Việt với người Việt: thường mọi người về Việt Nam đăng kí, thủ tục sẽ đơn giản hơn.
 * Người Việt với người nước ngoài

9.3.8.1 Khai thuế
Mỗi năm chính phủ sẽ gửi đơn để mọi người khai thu nhập để tính thuế, bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách khai trên trang web của KU Leuven[] Sau khi khai xong bạn cần gửi lại cho bên thuế (dùng phong bì đã gửi kèm, không cần dán tem). Với sinh viên, hộ gia đình có thu nhập chính là học bổng, không phải đóng thuế thì việc khai thuế rất đơn giản. Lưu ý: với các cặp vợ chồng có ý định có em bé và gửi trẻ thì việc khai form hoàn thuế càng quan trọng hơn vì dựa trên form mà cục thuế gửi lại, mức đóng tiền nhà trẻ có thể rất rẻ. Nếu không có form này, nhà trẻ sẽ tính phí dựa trên thu nhập của cả vợ và chồng và có thể rất rất cao.

9.3.8.2 Hoàn thuế
Thường thì sinh viên không được hoàn thuế, còn với hộ gia đình, mặc dù không đóng thuế nhưng được hoàn lại khoảng 400 euro/1 trẻ nhỏ.

9.3.8.3 Flemish Care Insurance

 * Mọi người trên 26 tuổi ở Leuven (vùng Flander) đều phải đóng góp 25 euro/người /năm (Flemish Care Insurance). Đây là khoản đóng góp bắt buộc đối với những cư dân ở vùng Flander.
 * Tuy nhiên sinh viên quốc tế không phải đóng góp khoản này. Trong trường hợp bạn nhận được hóa đơn đòi tiền, hãy đừng vội trả tiền. Bạn hãy scan giấy đăng kí nhập học các năm và liên lạc với người chịu trách nhiệm trong hóa đơn để trình bày. Nếu giấy đăng kí nhập học bị mất, bạn có thể cầm thẻ sinh viên lên Registration Office của KU Leuven để xin lại.

9.3.9 Lí lịch tư pháp
Thông tin thêm: [|https://www.facebook.com/groups/vinakul/permalink/301110830088915/]
 * Good conduct, có thể lên xin trực tiếp (không cần hẹn) ở city hall, zone A.
 * Nếu ở xa, hoặc bạn đã từng ở Leuven và cần xin xác nhận, bạn có thể đăng ký online, và nhờ người lên lấy giúp,

9.4.1.1 Mở tài khoản
Về nguyên tắc khi mở tài khoản ngân hàng bạn cần phải có ID. Sau khi đăng ký làm ID lần đầu với City Hall, bạn có thể sử dụng Annex 15 để mở tài khoản. Ở Leuven có ba ngân hàng lớn: Chú ý:
 * KBC (Bỉ)
 * ING (Hà lan)
 * BNP Paribas (trước đây là Fortis) (Pháp)
 * Bạn được tự do lựa chọn ngân hàng, trừ một số học bổng có đăng ký sẵn ngân hàng.
 * Khi giao dịch hầu hết các ngân hàng đều sử dụng được tiếng Hà lan, Pháp, và Anh. Tuy nhiên, khi trao đổi thư từ và thông báo chính thức, một số ngân hàng chỉ dùng tiếng Hà lan hoặc tiếng Pháp (ví dụ: BNP, trong khi một số khác (ví dụ: ING, KBC) chấp nhận hoàn toàn tiếng Anh.
 * Bạn phải đóng phí sử dụng cho ngân hàng khoảng 30 euro/năm (cho các dịch vụ như thẻ, trả tiền trực tiếp tại các cửa hàng bằng thẻ, in sao kê gửi về hàng tháng...). Nếu bạn không cần in sao kê gửi về hàng tháng, bạn có thể cắt dịch vụ này để tiết kiệm.

9.4.1.2 Sử dụng tài khoản và thẻ ngân hàng

 * Thẻ ngân hàng có thể sử dụng để rút tiền tại các ATM, hoặc sử dụng để trả tiền trực tiếp tại các cửa hàng trên đất Bỉ (rất phổ biến, số tiền có thể tiêu là số tiền trong Current Account).
 * Ngân hàng cho phép và khuyến khích bạn mở nhiều hơn 1 tài khoản để dễ quản lý và sử dụng an toàn hơn. Ví dụ, thông thường mỗi người lúc đăng ký với ngân hàng sẽ được mặc định mở 2 tài khoản: Current account và Saving account:
 * Current account: để giao dịch, nhận, trả tiền. Bạn có thể rút tiền từ tài khoản này từ bất kỳ ATM của bất kì ngân hàng nào. Lãi suất bằng 0.
 * Saving account: để tiết kiệm, tuy nhiên lãi suất rất thấp khoảng 0.5 - 1 % / năm. Bạn chỉ có thể rút tiền từ tài khoản này tại quầy của ngân hàng, hoặc ATM ở ngay trong ngân hàng.
 * Có thể mở thêm tài khoản đầu tư, hay tài khoản “siêu tiết kiệm”, nghĩa là gửi dài hạn để có lãi suất cao hơn.
 * Dùng thẻ ngân hàng khi số tiền âm: nếu bạn có thu nhập ổn định, có thể hỏi ngân hàng để cho phép tiếp tục sử dụng khi số tiền âm. Bạn sẽ phải chịu một phức phí cho số tiền âm trong tài khoản (khoảng mấy % /năm, không đáng kể nếu bạn thời gian tài khỏan âm không lâu)

9.4.1.3 Home Bank

 * Các ngân hàng tại Leuven đều cung cấp dịch vụ Home Bank (Internet banking). Với Home Bank, bạn có thể thực hiện giao dịch quản lý, trả tiền, chuyển tiền trên máy tính tại nhà (có internet). Việc giao dịch được bảo mật bằng nhiều hình thức, phổ biến là card reader, nên rất an toàn. Bạn có thể yêu cầu Home Bank lúc mở tài khoản hoặc trong quá trình sử dụng.
 * Đây là một dịch vụ rất tiện lợi và an toàn, bạn nên đăng ký do miễn phí.
 * Quản lý tài khoản, giao dịch trên smart phone: các ngân hàng thông thường đều có ứng dụng trên smart phone ở trên các hệ điều hành Android, iOS, Windows Phone.

9.4.1.4 Thẻ tín dụng (credit card)
Các ngân hàng tại Leuven đều cung cấp dịch vụ thẻ tín dụng. Tùy ngân hàng mà bạn phải chứng minh được năng lực tài chính khi làm thẻ bằng các cách khác nhau (có tài khoản tiết kiệm, có thu nhập ổn định như học bổng hay lương...). Lệ phí thông thường khoảng 30 euro/năm. Với thẻ tín dụng, bạn được phép chi tiêu trong giới hạn, và phải trả lại sau 1 tháng. Số tiền nợ quá hạn sẽ bị tính lãi suất cao (thông thường khoảng 13 %/năm).Chi tiết xem thêm trên trang web chính thức của các ngân hàng. Ngân hàng KBC có cung cấp dịch vụ thẻ tín dụng trả trước. Bạn phải chuyển tiền vào thẻ tín dụng trước khi sử dụng. Ưu điểm của loại thẻ này là không cần chứng minh tài chính, rẻ (phí duy trì 1 euro mỗi tháng). Khi làm tài khoản tại ngân hàng KBC nên đăng kí sử dụng loại thẻ này.

9.4.2 Khai báo khi mất đồ đạc, giấy tờ - làm lại giấy tờ
>>> http://www.lokalepolitie.be/5388/, dùng chrome dịch sang tiếng anh, vào cuối trang bên tay phải, chọn "Lost and found", có 1 link excel các đồ đạc nhặt được ở mục "List of found objects"
 * Khi bị mất đồ, một số việc bạn nên làm:
 * Thông báo ngay với cảnh sát. Khi bạn mất ID, chìa khóa, cảnh sát có thể cấp cho bạn 1 giấy chứng nhận về việc thông báo mất, để làm lại ID bạn cần có giấy chứng nhận của cảnh sát. Ngòai ra khi bạn thông báo với cảnh sát, nếu có người nhặt được cảnh sát cũng biết contact của bạn để thông báo.
 * Nếu bạn làm mất trên tàu, thông báo với nhân viên ở nhà ga, đồng thời vào trang web để thông báo trong mục “Lost and Found”. Thông thường khả năng tìm được cũng khá cao. Nếu tìm lại được, nhà ga sẽ gửi thư cho bạn sau đó bạn gọi điện thoại lại để chọn nhà ga đến lấy. Thường thì bạn phải đóng 1 khoản tượng trưng là 4 euro để lấy lại đồ.
 * Check danh sách đồ mà mọi người nhặt được gửi cảnh sát:
 * hoặc link:http://www.lokalepolitie.be/5388/vragen/verlies-of-diefstal/ik-ben-iets-kwijt-wat-nu
 * Thông thường nếu một người nào đó nhặt được ví/giấy tờ của bạn, họ sẽ mang đến sở cảnh sát. Giấy tờ sẽ được chuyển đến sở cảnh sát khu vực bạn cư trú và bạn sẽ nhận được 1 thư mời lên lấy lại giấy tờ (địa chỉ của bạn có thể tìm ra dễ dàng từ giấy tờ). Nên đợi khoảng 1 tuần để xem giấy tờ của bạn có ai nhặt được giấy tờ của bạn và trả lại không trước khi tiến hành các thủ tục để làm lại chúng.

9.4.2.1 Mất thẻ ngân hàng

 * Gọi ngay đến số Card Stop 070 344 344 để khóa tài khoản (với cả bank card và credit card), ấn phím 3 để chọn tiếng Anh. Bạn sẽ được hỏi 1 số câu hỏi như là có mấy tài khoản, thẻ bị mất hay bị ăn cắp, số tài khoản... sau đó sẽ được chuyển đến nói chuyện với nhân viên. Bạn cũng sẽ được yêu cầu ghi lại số file number (có thể cần khi bạn làm lại thẻ).
 * Sau khi gọi Card Stop, thẻ ngân hàng sẽ được làm lại và tự động gửi đến văn phòng của ngân hàng nơi bạn đăng ký làm thẻ trong vòng 10 ngày.
 * Phí gọi Card Stop cao hơn gọi thông thường.
 * Bạn có thể ra ngân hàng xin cấp 1 thẻ tạm thời (có giá trị trong 1 tháng) trong khi chờ thẻ mới. Ở ngân hàng ING không mất phí làm lại thẻ vì đã bao gồm trong số tiền bạn đóng hàng năm cho ngân hàng. KBC mất phí 5 euro.

9.4.2.2 Mất giấy tờ (hộ chiếu, ID)

 * Sau khi khai báo với cảnh sát, ID của bạn sẽ bị khóa, từ thời điểm đó đến cuối tháng, nếu bạn không activate (unblock) lại ID (ở City Hall) thì ID đó sẽ bị khóa vĩnh viễn.
 * Nếu bạn tìm lại được ID, bạn cần phải ra City Hall để kích hoạt (activate) ID trở lại.
 * Nếu bạn không tìm lại được, hãy mang chứng nhận khai báo mất cắp đến trụ sở cảnh sát Leuven, cảnh sát sẽ cấp cho bạn 1 bản Annex. Mang bản Annex này lên City Hall để làm lại ID (mất hơn 20 euro tiền phí và đợi khoảng 2 tuần).

9.4.2.3 Làm lại một số giấy tờ khác

 * Làm lại thẻ bảo hiểm: liên lạc trực tiếp với bảo hiểm. Thủ tục nhanh chóng.
 * Thẻ sinh viên: lên Registration office để làm lại. Miễn phí.
 * Thẻ personeel: liên lạc với personeel office để làm lại.
 * Thẻ xe bus: mang thẻ sinh viên ra De Lijn ở ga Leuven để làm lại, mất 10 euro.

9.4.3 Xin hoàn thuế VAT khi đi du lịch ngắn hạn ở châu Âu

 * Chỉ cần bạn mua đồ trong EU là bạn có quyền được hoàn thuế.
 * Mua đồ ở Bỉ: với hóa đơn có giá trị từ 125 euro trở lên. bạn có thể hỏi cửa hàng phát hành (issue) cho bạn một hóa đơn (khác với hóa đơn bình thường) có đủ thông tin của cửa hàng như tên, địa chỉ, bank account,... và tên, địa chỉ, quốc tịch của người mua hàng. Trên hóa đơn này thường thì phần VAT sẽ được tách riêng rõ ràng để bạn có thể mang đến sân bay xin hoàn thuế. Khi đến sân bay, có thể hải quan sẽ yêu cầu được xem và kiểm tra thứ đồ mình xin hoàn thuế. Lưu ý là loại hóa đơn như đã nói ở trên không phải cửa hàng nào cũng có, do vậy nếu bạn quan tâm vấn đề này thì nên hỏi cửa hàng trước khi mua
 * Mua ở Anh, Đức: không có ngưỡng tối thiểu cho hóa đơn hoàn thuế.
 * Chi tiết về mức tiền mua có thể được hoàn thuế ở các nước xem tại []
 * Với các hàng hóa mua trực tuyến (ví dụ amazon.de) bạn cũng được hoàn thuế. Chi tiết các bước xem tại: []
 * Lưu ý: khi đi shopping nhớ mang theo hộ chiếu. Với các hàng hóa muốn lấy tiền hoàn thuế bạn phải mua chúng trước khi xuất cảnh 3 tháng.

9.4.4 Trợ cấp xã hội cho trẻ nhỏ từ Acerta

 * Acerta là một tổ chức phi chính phủ ở Bỉ, địa chỉ: Diestsevest 14, 3000-Leuven, tel: 016/24.53.99, website: [|http://www.acerta.be]
 * Acerta có 2 loại trợ cấp:
 * Child born bonus: đây là tiền thưởng cho việc sinh con, có giá trị khoảng 1000 euro cho em bé sinh đầu tiên ở Leuven, những em bé sau mức thưởng này sẽ giảm
 * Child allowance: đây là tiền trợ cấp hàng tháng, khoảng 90 euro đứa đầu, 160 euro đứa thứ 2,... (sinh đôi tính bằng 3 trẻ)
 * Những ai có thể nhận được trợ cấp từ Acerta: nhìn chung người đi làm, sinh viên có học bổng (không phải học bổng Việt Nam), trong học bổng có "partial coverage by social department", thì đều có khả năng xin được trợ cấp từ Aceta.
 * Có 2 cách xin trợ cấp từ Acerta:
 * Cách 1: liên lạc với International Office để xin giấy xác nhận (làm việc cho trường KU Leuven), mang giấy đến Acerta.
 * Cách 2: ra thẳng trụ sở của Acerta, Acerta sẽ đưa form cho mình điền vào và quay trở lại International Office để xin xác nhận, sau đó gửi form lại cho Acerta.